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1、會計(jì)電算化的優(yōu)缺點(diǎn)有哪些？
會計(jì)電算化的優(yōu)缺點(diǎn)
在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，電子賬套是由相互關(guān)聯(lián)的一系列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫文件組成的**體。所有的會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)信息都必須以數(shù)據(jù)庫文件的形式存在，例如未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時(shí)憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。在電子賬套中，記賬是一項(xiàng)最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)處理功能，是憑證數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫文件之間的自動傳遞和更新，不再是手工會計(jì)對憑證數(shù)據(jù)在賬簿上的重復(fù)轉(zhuǎn)抄。而現(xiàn)行的各種會計(jì)軟件中具有的模擬記賬、實(shí)時(shí)記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復(fù)記賬幾種功能又是記賬過程發(fā)生這一根本性變化的前提和基礎(chǔ)。
1.電算會計(jì)的實(shí)時(shí)記賬方***
實(shí)時(shí)記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證，一旦保存就會立即記賬，所以實(shí)時(shí)記賬每次只能登記一張憑證。從實(shí)時(shí)記賬的實(shí)質(zhì)來看，憑證處理過程不僅省略了審核簽字這***手續(xù)，還將憑證記賬和保存這兩個(gè)過程合二為一。這樣一來，凡是進(jìn)入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經(jīng)過“臨時(shí)憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會計(jì)數(shù)據(jù)的最終責(zé)任人。這種記賬的關(guān)鍵是能夠?qū)υ诮Y(jié)賬過程中(有的會計(jì)軟件在結(jié)賬模塊中嵌套了機(jī)制憑證功能)自動生成的機(jī)制憑證進(jìn)行實(shí)時(shí)記賬，從而不中斷整個(gè)結(jié)賬過程并能連續(xù)期末機(jī)制憑證。
2.電算會計(jì)的模擬記賬方***
模擬記賬可以使用戶預(yù)先就知***電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數(shù)據(jù)結(jié)果，所以又被稱為預(yù)記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此保存在“臨時(shí)憑證庫文件”中的所有憑證，不論其是否已經(jīng)審核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個(gè)操作員填制的，都可以進(jìn)行模擬記賬。模擬記賬的結(jié)果只能供用戶臨時(shí)瀏覽查看，而不能在電子賬套中長久保存和調(diào)用，這和具有轉(zhuǎn)移憑證、傳遞數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)三大功能的正式記賬不同。這樣，通過模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續(xù)保存在“臨時(shí)憑證庫文件”之中，這正是有的會計(jì)軟件(例如安易軟件)將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個(gè)主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒有真正處理未記賬憑證中的數(shù)據(jù)，但這一記賬功能卻能夠?qū)ξ从涃~憑證進(jìn)行及時(shí)匯總和試算平衡，防止錯制、重制和漏制憑證，而且有助于實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)預(yù)算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。
3.成批記賬方***
從表面上看，成批記賬一次能夠?qū)⒍鄰埼从涃~憑證交叉立體同時(shí)登記入賬，但它與實(shí)時(shí)記賬的根本區(qū)別在于憑證必須經(jīng)過審核簽名后才能進(jìn)行記賬，而不是一次能夠登記記賬憑證張數(shù)的多少。也就是說，只要是憑證要求審核簽字后才能記賬，即使一次登記一張記賬憑證也屬于成批記賬。現(xiàn)行會計(jì)軟件對進(jìn)入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類型、時(shí)間順序和內(nèi)容完整等方面進(jìn)行自動審核，但無***預(yù)防像數(shù)字串行、方向顛倒和借貸同時(shí)多記或者少記等這類憑證錯誤。
4.電算會計(jì)的恢復(fù)記賬
恢復(fù)記賬能夠?qū)⒁延涃~憑證及其數(shù)據(jù)還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時(shí)憑證庫文件”中，而且要把當(dāng)時(shí)記賬過程中傳遞和產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)從相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件中徹底注銷?？梢?，全面準(zhǔn)確地保留記賬線索是會計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)恢復(fù)記賬的關(guān)鍵技術(shù)，現(xiàn)行的會計(jì)軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復(fù)形式?；謴?fù)記賬功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決**導(dǎo)致的賬證不符問題、重新進(jìn)行意外中斷的記賬過程等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)又會給電子賬套帶來了新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，例如，已達(dá)賬項(xiàng)和已核業(yè)務(wù)等**數(shù)據(jù)被刪除后就不能全面恢復(fù)，如果再次記賬將會引起主體賬和**賬之間的數(shù)據(jù)不一致;更新過的賬套數(shù)據(jù)與已報(bào)告的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)也很可能不符;另外，該功能還給一些蓄意**者提供了可乘之機(jī)。
因此，現(xiàn)行會計(jì)軟件對該功能通過隱***(使用時(shí)再激活)和專人負(fù)責(zé)(如賬套主管)等方式進(jìn)行了嚴(yán)格管理。權(quán)衡恢復(fù)記賬功能的利弊，鑒于已記賬憑證的錯誤還可以***用紅沖和調(diào)整方***進(jìn)行有痕跡修改，筆者建議會計(jì)軟件中最好還是不要設(shè)置這種記賬功能。
5.電算會計(jì)的跨月記賬
會計(jì)工作要求日清月結(jié)，但在會計(jì)實(shí)務(wù)中用戶可能會由于種種原因而不能按期結(jié)賬。如果等到本月記賬憑證全部記賬和結(jié)賬后，用戶再來進(jìn)行各項(xiàng)**賬務(wù)管理和編制完整的會計(jì)報(bào)表，就會造成日常會計(jì)工作的大量積壓?，F(xiàn)行會計(jì)軟件提供的跨月記賬功能允許用戶在上月未結(jié)賬的情況下，照常將本月錄入的記賬憑證及時(shí)進(jìn)行記賬。
缺點(diǎn)有:
對于企業(yè)而言,1.需要準(zhǔn)備會計(jì)電算化的硬件和軟件環(huán)境,這樣在資金占用方面無疑是個(gè)缺點(diǎn).
2.對人才計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求會更高,人才成本上升!
3.如果單一的財(cái)務(wù)部門使用而未推廣到其他部門,信息的流通會有障礙。
4.數(shù)據(jù)的保存,備份會因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò),計(jì)算機(jī)硬件的損壞,操作人員的失誤而丟失!
會計(jì)電算化的優(yōu)點(diǎn)是：核算速度、賬務(wù)處理、報(bào)表生成的速度較人工快、準(zhǔn)確率較人工高；由于系統(tǒng)設(shè)置要求較高，人工修改、篡改會計(jì)數(shù)據(jù)的痕跡不易消失，可以防止偽造變造資料；
缺點(diǎn)表現(xiàn)在：有電腦設(shè)備要求、對操作人員不僅有會計(jì)知識要求，還要有電腦操作技能要求；數(shù)據(jù)庫有被攻擊或**侵襲的可能，需要及時(shí)備份。
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